ย้ายออฟฟิศใหม่ เช็คลิสต์จัดซื้อเฟอร์นิเจอร์สำนักงานครบจบ
การย้ายออฟฟิศคือโอกาสครั้งใหญ่ในการรีเซ็ตทุกอย่าง ทั้งผังที่นั่ง ภาพลักษณ์องค์กร และวัฒนธรรมการทำงาน แต่ก็เป็นโปรเจกต์ที่มีเรื่องให้พลาดมากที่สุดเช่นกัน โดยเฉพาะเฟอร์นิเจอร์ที่มักถูกนึกถึงช้าเกินไป จนบางบริษัทต้องเริ่มงานวันแรกบนโต๊ะเช่าชั่วคราว บทความนี้เรียงเช็คลิสต์ตามไทม์ไลน์จริง ตั้งแต่ 3 เดือนก่อนย้ายจนถึงวันตรวจรับ เพื่อให้วันแรกในบ้านใหม่ของทีมพร้อมทำงานได้เต็มร้อย
3 เดือนก่อนย้าย: วัดพื้นที่และวางผังก่อนควักเงิน
เริ่มจากขอแปลนพื้นที่ใหม่จากอาคารหรือผู้ให้เช่า แล้วนับจำนวนพนักงานปัจจุบันบวกแผนรับคนเพิ่มอีก 10–20 เปอร์เซ็นต์ จากนั้นแบ่งโซนหลักให้ชัด โต๊ะทำงานกลุ่มของแต่ละทีม ห้องผู้บริหาร ห้องประชุม มุมรับแขก และห้องอเนกประสงค์ การวางผังก่อนซื้อช่วยให้รู้จำนวนและขนาดเฟอร์นิเจอร์ที่แท้จริง ไม่ซื้อเกินจนเบียดทางเดิน หรือซื้อขาดจนต้องสั่งรอบสองซึ่งเสียทั้งเวลาและค่าขนส่ง
2 เดือนก่อนย้าย: ล็อกสเปกและสั่งผลิต
เฟอร์นิเจอร์สำนักงานคุณภาพดีส่วนใหญ่ผลิตตามคำสั่งซื้อ จึงต้องเผื่อเวลาผลิตและจัดส่ง การสั่งล่วงหน้าราว 30–60 วันคือระยะที่ปลอดภัย ระหว่างเทียบใบเสนอราคา อย่าดูแค่ราคาต่อชิ้น ให้เช็คมาตรฐานวัสดุอย่างไม้ E0 ฟอร์มัลดีไฮด์ต่ำ เงื่อนไขการรับประกันโครงสร้าง และบริการติดตั้งหน้างานด้วย เพราะสามข้อนี้คือความต่างระหว่างเฟอร์นิเจอร์ที่ใช้ได้ 2 ปีกับ 10 ปี รายการหลักที่ควรมีในใบสั่งซื้อรอบแรกได้แก่
- โต๊ะทำงานกลุ่มตามจำนวนทีม เผื่อที่นั่งสำหรับพนักงานใหม่
- โต๊ะผู้บริหารและโต๊ะผู้จัดการ พร้อมตู้เอกสารประจำห้อง
- โต๊ะประชุมขนาดพอดีห้อง พร้อมวางแผนจุดต่อไฟและจอนำเสนอ
- ตู้เอกสารส่วนกลางหรือตู้ Divider สำหรับแบ่งโซนโดยไม่ต้องก่อผนัง
- โต๊ะอบรมพับได้มีล้อ สำหรับห้องอเนกประสงค์
- โซฟาและโต๊ะกลางสำหรับมุมต้อนรับลูกค้า
2 สัปดาห์ก่อนย้าย: นัดติดตั้งและเคลียร์เส้นทาง
ประสานอาคารเรื่องจองลิฟต์ขนของ ช่วงเวลาที่อนุญาตให้ขนย้าย และเอกสารขออนุญาตผู้รับเหมาเข้าพื้นที่ แล้วแจ้งคิวนี้กับผู้ขายเฟอร์นิเจอร์ให้ตรงกัน ลำดับการติดตั้งควรไล่จากชิ้นใหญ่ไปชิ้นเล็ก เริ่มจากตู้ Divider และโต๊ะกลุ่ม ก่อนเก็บรายละเอียดห้องผู้บริหารและห้องประชุม ในวันตรวจรับ ให้เช็คความครบถ้วนตามใบสั่งซื้อ ความแน่นหนาของโครงสร้าง และสภาพผิวหน้าโต๊ะทุกตัวก่อนเซ็นรับมอบงาน
จัดงบอย่างไรเมื่อต้องซื้อทั้งออฟฟิศ
หลักที่ใช้ได้เสมอคือให้น้ำหนักกับของที่ถูกใช้ทุกวันก่อน โต๊ะและเก้าอี้ของทีมคือการลงทุนที่ส่งผลต่อคนมากที่สุด รองลงมาคือห้องประชุมซึ่งเป็นหน้าตาขององค์กรต่อคนนอก ส่วนของตกแต่งเสริมค่อยทยอยเพิ่มหลังย้ายได้ อีกเคล็ดลับคือเลือกซื้อจากซีรีส์เดียวกันหรือโทนวัสดุเดียวกันทั้งออฟฟิศ เพราะทุกชิ้นถูกออกแบบมาให้เข้าชุดกันตั้งแต่ต้น ออฟฟิศจะดูแพงอย่างเป็นธรรมชาติโดยไม่ต้องเพิ่มงบตกแต่งพิเศษ
อยากให้การย้ายออฟฟิศครั้งนี้เบาแรงขึ้น ส่งแปลนพื้นที่ให้ทีม WorkStation Office ช่วยวางผังและสรุปรายการจัดซื้อ พร้อมใบเสนอราคาฟรีที่หน้า /quote หรือโทร 095-424-4166
เริ่มต้นออฟฟิศใหม่ด้วยซีรีส์ TESO โต๊ะทำงานกลุ่มครบ 9 ขนาด พร้อมฉากบูเคลและปลั๊กในตัว
ชมซีรีส์ TESOคำถามที่พบบ่อย
ควรสั่งเฟอร์นิเจอร์ล่วงหน้ากี่วันก่อนย้ายออฟฟิศ
ประมาณ 30–60 วันก่อนวันย้าย เพื่อเผื่อเวลาผลิต จัดส่ง และติดตั้ง โดยเฉพาะออเดอร์จำนวนมากหรือสินค้าสั่งผลิตตามสเปก ควรเริ่มขอใบเสนอราคาตั้งแต่ 2 เดือนก่อนย้ายเป็นอย่างช้า
ย้ายออฟฟิศควรใช้เฟอร์นิเจอร์เดิมหรือซื้อใหม่
ประเมินจากสภาพและความเข้ากับผังใหม่ ชิ้นที่โครงสร้างยังแข็งแรงและขนาดพอดีสามารถใช้ต่อได้ แต่ชิ้นที่ชำรุดหรือขนาดไม่เข้ากับผังใหม่ การซื้อใหม่มักคุ้มกว่าเมื่อรวมค่าขนย้ายและซ่อมแซมแล้ว
ออฟฟิศใหม่ควรเผื่อพื้นที่ต่อพนักงานเท่าไหร่
แนวทางทั่วไปคือ 4–6 ตารางเมตรต่อคน ซึ่งเฉลี่ยรวมโต๊ะทำงาน ทางเดิน และพื้นที่ส่วนกลางแล้ว หากมีห้องประชุมและห้องอบรมหลายห้อง ควรเผื่อเพิ่มจากตัวเลขนี้อีกเล็กน้อย
